おすすめリモートワークお役立ちツール

コロナの感染状況は依然改善せず、昨年からずっとリモートワークという方も多いと思います。対面のコミュニケーションができないもどかしさや、チームメンバーとのエンゲージメントの低下など、リモートならではの難しさや様々な変化への柔軟な対応が求められています。中にはリモートワークの方が捗るという方もいれば、家に缶詰だと集中しづらいという声も聞きます。今日は少しでもリモートワークを快適に効率的にしてくれるお役立ちツールをご紹介したいと思います。

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1. タイムマネジメント　Toggl‍

リモートワークでタイムマネジメントに苦労している方も多いでしょう。家にいると自然と家事などでスケジュールが崩れてしまったり、メリハリがなく遅くまでダラダラ仕事してしまったり。そんなタイムマネジメントにお困りの方におすすめなのがTogglです。Togglは元々フリーランサーなどをターゲットにしたタイムマネジメントツールですがリモートワークにも適しています。プロジェクトごとにかかった時間をプラットフォーム、またはChromeのエクステンションなどから計測し、進捗を可視化してくれます。タスクを種類ごとに分類しそれぞれにかかった時間もレポート機能から確認することができるので、仕事の効率化につなげることができます。スケジュール管理とタイムマネジメントを一緒にできるところも便利です。

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2. 生産性向上　Serene ‍

上記のようなタイムマネジメントツールを使っても集中できず、チームメンバーからのひっきりなしのSlackの対応やスマートフォンで無駄な時間を過ごしてしまう時は、Sereneがおすすめです。こちらは現在Macのみの対応ですが、近々Windows版も発表とのことです。Sereneは必要ないウェブサイトやアプリのブロック、20~60分のフォーカスセッションと休憩時間の管理、自動的に携帯をサイレンスモードに設定したりと、生産性を向上するための様々な機能があります。気が散ってしまった時に是非試してみてください。

3. プロジェクトマネジメント　‍

プロジェクトマネジメントツールは既に使用している方も多いと思います。PMツールはプレイヤーも多くどれが良いかわからないと言う声もありますが、個人的には王道のJiraとAsana、弊社で使用しているClickUpが使いやすいと感じています。それぞれ機能に多少の差はありますが、PMツールは各チームや部門単位ではなく会社全体で使用することに意味があるので、企業規模や条件などに合わせて全社で使えるようなシステムを選ぶことが一番重要だと思います。また、PMツールを導入するだけではなく、各部署やタスクの種類ごとにSLAを定めて、通常X日以内にタスクを完了させるというベースラインを定め、違う部署間でもスムーズにプロジェクトが進行するようにしましょう。前述のツールはどれもSlack、Google suite、Salesforceなど何千ものアプリやツールとインテグレーションすることが可能です。自社の利用状況に合わせてインテグレーションして使うことでさらに効率化すると良いでしょう。

4. 情報共有・インターナルコミュニケーション　Confluence‍

チームがリモートだとインターナルコミュニケーションの管理も必要になります。オフィスではシンプルな会話や済んだことでもリモートになると情報が錯誤してしまうことも。メールやSlackなどでコミュニケーションやファイルの共有をするのも良いのですが、ある程度チームが大きい場合はConfluenceなどで社内Wikiを作成し、全ての情報を一元管理すると便利です。AtlassianのConfluenceの活用方法は様々で、チームミーティングノートやファイルのログを記録したり、プロジェクト管理ツールとして使用している企業もあります。ワードプレス感覚で誰でも簡単に情報をアップデートできるため、キャンペーントラッキングや新メンバーのオンボーディング資料などを記録するのも良いでしょう。業務に必要な情報を一元管理することで効率化を図ることができます。

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5. ビデオ会議　Krisp‍

自宅でビデオ会議中に困るのが雑音。子供が泣き始めたり、犬が吠えたり、その度にミュートするのは大変ですよね。ノイズキャンセリングイヤホンなどをご使用の方も多いと思いますが、用意がない場合はKrispがおすすめです。KrispはZoomやSkypeなど様々なビデオ会議ツールにインテグレーションができるノイズキャンセリングサービスです。家からプレゼンしたりウェビナー講演したりするときには役立つでしょう。

6. 社員エンゲージメント/フィードバック　Reflektive‍

リモートになってチームメンバーのエンゲージメントやリテンションを課題に感じている方もいらっしゃると思います。リモートだからこそ各メンバーの功績をしっかりと認識し、評価しなければ社員のモチベーションも上がりません。Reflektiveのようなツールを使うと社員同士が自由にフィードバックを送り合い記録してくれるのでパフォーマンスレビューの際にもマネージャーの主観だけでなく他社員のフィードバックを踏まえた評価ができます。リモートになり目に見えにくくなった、他チームからの日々のありがとうやフィードバックを可視化し、エンゲージメントを高めることができます。このようなツールも全社単位で導入し、部門を超えてフィードバックができた方がベターですが、難しい場合はできる範囲で使い始めるのが大切だと思います。

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いかがでしょうか。コロナ禍で様々な環境の変化を経験してきた私たちですが、リモートワークがニューノーマルになった今、ご紹介したようなツールでさらにリモートワークをさらに快適に、効率化していきたいものです。

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